イベントの計画段階でしばしば浮上するのが予算の問題です。時には予算の不足からせっかくの企画を断念したり、妥協したりしなければならないこともあります。

イベント内容に地域社会の発展が期待できることを条件として交付される助成金の存在をご存知でしょうか？うまく活用すれば、イベント規模の拡大や、ステージをはじめとする設備の充実が実現できるかもしれません。こちらでは、地元でイベントを展開している方におすすめしたい「コミュニティ助成事業（宝くじ補助金）」の概要や、申請方法をご紹介します。

まず明確にしていただきたいのはイベントの主旨です。「なぜそのイベントを行いたいのか？」と置き換えてもいいでしょう。「イベントをやろう！」と思い立ったからには、その決断に至る理由があるはずです。

主旨は複数あっても構いません。音楽系のイベントを例にあげると、「音楽の認知」「売上」「集客」など、さまざまな主旨が考えられます。複数の主旨がある場合は、優先順位を付けておくのが重要です。あらかじめ主旨と優先順位を決めておくことで、計画段階の「ブレ」を失くすことができます。

明確にした主旨と優先順位はイベントに携わる方にも積極的にシェアしていきましょう。多くの方が携わる規模の大きいイベントほど、主旨や目的を共有しておくことが重要です。

ひとつのイベントを開催するためには、多くの人の力、機材・設備、そしてお金が必要です。想定しているイベントの規模に対して十分ではない場合は調達する必要がありますが、まずはその時点で用意できる「ヒト」「モノ」「カネ」を把握しておきましょう。

イベント開催に必要な人員・設備を用意するためには資金が必要ですが、全財産を投入したり、返すあてのない借金をしたりするのは決しておすすめできません。決めていただきたいのは予算の上限です。来場者からお金を取る場合は「どれほど売上が出る見込みがあるのか」といった計算も含めて、無理のない予算計画を立てるようにしましょう。

続いては、イベントの中枢となって動いてくれる方の把握です。基本的にはイベントの主旨をあらかじめ共有している方に協力を依頼するのが自然ですが、より大きな力が欲しい場合は、少しコミュニティを広げてみるといいかもしれません。

機材や設備は協力者から募ることでコストを抑えることができます。多くのイベント形態で必要となるステージを持っている協力者がいれば、借りられないか相談してください。複数回のイベント開催を想定している場合は、主催団体でステージの購入を検討してもいいでしょう。

ここまでの流れで主催団体の中枢メンバーは固まりました。さらに協力を依頼する場合は、イベント計画を詳細に記した書面があると便利です。

まずはイベントの日時と会場を決める必要があります。日程はスケジュールに無理のない設定にしてください。開催する会場によっては、ステージの追加購入を検討したほうがいいでしょう。

日程が決まれば、当日までの大まかなスケジュールを計画書にまとめていきます。また、計画書作成は企画の課題や欠けていた部分に気づきやすいタイミングでもあるので、この機会に主催メンバーの間で積極的な意見交換を行ってください。

開催規模に対して人員や、設備が足りないと感じた場合は、外部に協力を依頼しましょう。音響、照明といった専門的な仕事も、費用をかければ外部業者に任せられます。ステージのレンタルや設営も依頼可能ですが、自前のステージを所持している場合はそのコストを軽減可能です。

開催日時や会場は決定したら、なるべく早い段階で告知の制作に着手するのが賢明です。ポスター、チラシなどのデザインは外部業者に依頼可能ですが、近年はパソコンさえあれば一般の方でもそれほども難しくはありません。コスト削減を重視する場合は、自身で制作してもいいでしょう。

いよいよ迎えたイベント当日には、何よりも滞りなく進行させることを意識してください。スタッフ、来場者を含め多くの人々が一堂に会するイベントでは、どれだけ入念に下準備をしていても予期せぬハプニングが起こります。重要なのは、ハプニングに対して気落ちせず、柔軟に対処することです。 イベント終了後には、資金面、進行面での多くの課題が浮き彫りになるでしょう。次回のイベント開催案がある場合は、そうした課題をまとめておくことも重要です。報告書の形で書面にまとめておくのもおすすめです。

今回ご紹介したのは、あくまでごく一般的なイベント開催までの手順です。イベントの内容や規模によっては、さらに細分化したタスクが必要となります。

あらゆるイベントには複数の方が携わります。無計画なプロセスの進行は混乱を招き、工数・コストの増加、ひいてはイベント自体の失敗を招きかねません。入念に計画を練って進行することで、スムーズにイベント当日を迎えられるはずです。イベントを開催することが決まった場合は、可能な限り丁寧に計画し、プロセスを進行していくことを意識しましょう。